تصنيف الملعومات

تصنيف المعلومات

يمكن تصنيف المعلومات من عدة زوايا

اولا : من ناحية الاجراء المطلوب
* معلومة بحاجة الى اتخاذ قرار بشأنها
* معلومة لا تستدعي اتخاذ قرار بشأنها
ثانيا : من حيث دوريتها :
* معلمات متكررة
* معلومات غير متكررة
ثالثا : من حيث مصدرها
* معلومات داخلية
* معلومات خارجية
رابعا : من حيث محتواها :
* معلومة تاريخية / وثائقية
* معلومة مرجعية / مستقبلية

اساس ادارة المحفوظات والملفات

اساس ادارة المحفوظات والملفات

ان مفهوم المحفوظات بالنسبة للمؤسسة يعني كل ما يحفظ ويرتبط ذلك بطبيعة الحال بالمعلومات سواء كانت هذة المعلومات بشكل مستند او تقرير او محفوظة في رسائل حفظ فلمية او غيرها

فأن المعلومات هي اساس ادارة المحفوظات والملفات وتجدر الاشارة الى المراحل التي تمر فيها المعلومات لدى المؤسسة هي:

1- المرحلة الاولى
أنشاء او خلق المعلومة اي اللحظة التي يكتب فيها على مستند او التي يشغل فيها طابعة جهاز حاسوب
2- المرحلة الثانية
وجود المعلومة كمعلومة حيوية للاستعمال او التداول والاسترجاع وتمتد هذة المرحلة من بضعة ايام الى عدة سنوات
3- المرحلة الثالثة
تخزين المعلومة حيث لم تعد المعلومة حيوية ويتم الاحتفاظ بها اما لاسباب ثانوية او لتوقع الرجوع اليها مستقبلا
4- المرحلة الرابعة
اتلاف المعلومان

ادارة المحفوظات

مفهوم أدارة المحفوظات

ان ادارة المحفوظات بمفهومها الواسع تتضمن الجوانب التالية

1) ادارة النماذج
تنظيم اصدار النماذج ومراقبة استعمالها وكميتها وكيفية تداولها وحفظها
2) ادارة التقارير
من حيث اصدارها ودوريتها وتداولها وحفظها واتلافها
3) انظمة حفظ الملفات
ويقصد بها الملفات الحيوية التي تستعمل يوميا وطيقة حفظها والمعدات المستخدمة بها
4) قوائم مدد حفظ المستندات واتلافها ويتضمن ذلك اسلوب وتعليمات الحفظ والاتلاف
5) ترحيل وتخزين المستندات واتلافها لمدة اطول وهذا يتضمن مكان ومركز الحفظ واسلوب التخزين والاسترجاع
6) برنامج حفظ المستندات الحيوية المهمة التي توثر مباشرة على وجود والتزامات واستمرارية عمل المؤسسة
7) ادارة الارشيف ويقصد بالارشيف المكان الذي يتم فية تخزين المستندات والمحفوظات والذي غالبا ما يكون خارج موقع المؤسسة
8) وسائل الحفظ المصغر والمصغرات من ميكروفيلم او حفظ الصور الكترونيا

مقدمة

ادارة المحفوظات والملفات اذا كانت المحفوظات تلازم الفرد منذ ولادتة وابتداء من اول وثيقة يحتفظ بها ، شهادة الولادة ، فأ، المحفوظات تبداء على مستوى المؤسسات حتى ما قبل ولادتها ، ولذلك فأن المحفوظات بمختلف اشكالها والوانها تكسب اهمية خاصة بالنسبة للمؤسسات فهي كيانها ووجودها وذاكرتها وتاريخها ولا يخفى على أحد تزايد اهمية المعلومات والوثائق في عصر المعلومات ولذلك لا بد من حفظ هذة المعلومات والوثائق بطريقة تسهل الحصول عليها عند حاجتها وطلبها 0 ويعتبر توفر المعلومة او الوثيقة في وقت حاجتها من الامور المهمة في تسيير عمل المؤسسة سواء كانت الحاجة لمتخذ القرار او لابرازها لطرف أخر 0 يتناول موضوع تنيظم المحفوظات جوانب عديدة للوثائق والمعلومات من لحظة أنشاء الوثيقة او المعلومة ولحين اتلافها النهائي وعدم الحاجة اليها وهذا يتصمن المراحل التالية لحياة الوثيقة :-

1) أنشاء الوثيقة

2) تسميتها وتصيفها

3) تداولها واستعمالها

4) ترحيلها وتخزينها

5) اتلافها