ادارة المحفوظات

مفهوم أدارة المحفوظات

ان ادارة المحفوظات بمفهومها الواسع تتضمن الجوانب التالية

1) ادارة النماذج
تنظيم اصدار النماذج ومراقبة استعمالها وكميتها وكيفية تداولها وحفظها
2) ادارة التقارير
من حيث اصدارها ودوريتها وتداولها وحفظها واتلافها
3) انظمة حفظ الملفات
ويقصد بها الملفات الحيوية التي تستعمل يوميا وطيقة حفظها والمعدات المستخدمة بها
4) قوائم مدد حفظ المستندات واتلافها ويتضمن ذلك اسلوب وتعليمات الحفظ والاتلاف
5) ترحيل وتخزين المستندات واتلافها لمدة اطول وهذا يتضمن مكان ومركز الحفظ واسلوب التخزين والاسترجاع
6) برنامج حفظ المستندات الحيوية المهمة التي توثر مباشرة على وجود والتزامات واستمرارية عمل المؤسسة
7) ادارة الارشيف ويقصد بالارشيف المكان الذي يتم فية تخزين المستندات والمحفوظات والذي غالبا ما يكون خارج موقع المؤسسة
8) وسائل الحفظ المصغر والمصغرات من ميكروفيلم او حفظ الصور الكترونيا