اساس ادارة المحفوظات والملفات
ان مفهوم المحفوظات بالنسبة للمؤسسة يعني كل ما يحفظ ويرتبط ذلك بطبيعة الحال بالمعلومات سواء كانت هذة المعلومات بشكل مستند او تقرير او محفوظة في رسائل حفظ فلمية او غيرهافأن المعلومات هي اساس ادارة المحفوظات والملفات وتجدر الاشارة الى المراحل التي تمر فيها المعلومات لدى المؤسسة هي:
1- المرحلة الاولى
أنشاء او خلق المعلومة اي اللحظة التي يكتب فيها على مستند او التي يشغل فيها طابعة جهاز حاسوب
2- المرحلة الثانية
وجود المعلومة كمعلومة حيوية للاستعمال او التداول والاسترجاع وتمتد هذة المرحلة من بضعة ايام الى عدة سنوات
3- المرحلة الثالثة
تخزين المعلومة حيث لم تعد المعلومة حيوية ويتم الاحتفاظ بها اما لاسباب ثانوية او لتوقع الرجوع اليها مستقبلا
4- المرحلة الرابعة
اتلاف المعلومان
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق